Bonjour à tous,
Comme vous le savez, nous sortons d'une période compliquée qui a eu son lot de contraintes, d'interdictions et de frustrations.
Petit à petit la vie sociale a repris ses droits et la vie associative, tant bien que mal, se réorganise, voir se réinvente parfois.
Il reste des règles et des gestes sanitaires obligatoires à respecter et c'est bien dans ce contexte que nous reprenons l'organisation de nos manifestations.
Nous savons que vous êtes beaucoup à attendre notre prochaine convention : l’AC 2021. Il a fallu que nous trouvions la meilleure façon de satisfaire le maximum de passionné(e)s, tout en respectant les règles actuelles et en gardant l'esprit conviviale qui est la marque de fabrique de nos manifestations.
Nous avons réfléchis, trouvé des solutions, rebondis quand on découvrait de nouvelles restrictions que nous ne connaissions pas. Nous allons donc pouvoir vous proposer une formule, qui, nous l'espérons, pourra convenir à tous.
Le premier point, c'est que nous ne pourrons pas accueillir le nombre habituel maximal que la salle peut accepter normalement. Au vu du bons sens et des règles en vigueurs, il a faut logiquement réduire la voilure.
Ensuite, si nous étions resté sur la formule habituelle du repas sur place, il aurait encore fallut réduire bien plus, assez pour que cela en deviennent quasi ridicule.
Nous avons donc pris exemple sur d'autres organisations qui se sont déroulées depuis et nous avons été obligé d'établir la règle simple du "pas de repas en intérieur".
Nous sommes évidemment conscient que nous ne sommes plus en été et que nous sommes pas non plus sur la Canebière (nous espérons quand même que la météo sera clémente) c'est pour cela que nous avons prévu un espace couvert en extérieur. Pour l'aspect pratique, il sera proposé un sandwich pour le repas du samedi soir.
Évidemment, cela sera moins sympathique et moins pratique que d'habitude. Nous n'avons pas vraiment le choix si nous voulons pouvoir réaliser cette convention et nous n'avons aucun doutes sur votre sens du respect des règles et votre compréhension à ce sujet afin que la convention puisse se dérouler convenablement.
Dans le respect des règles sanitaires actuelles, sachez qu'il n'est également pas possible pour cette année de rester dormir sur place, et un horaire de fermeture des portes est fixé à 3h00 du matin (la manifestation rouvrira ses porte à 8h00 le lendemain), une équipe d'organisateurs restera sur place pour la surveillance du matériel et de la salle.
Enfin, face à la situation actuelle de l'association du point de vue de ses locaux, nous avons inclus dans le prix de la convention, la cotisation annuelle pour adhérer à notre association et celle-ci est de 5€.
Nous ne vous forçons pas à vous inscrire à l'association. Il faut plutôt voir que l'accès à nos conventions est alors un privilège pour nos adhérents. L’adhésion est sur l'année (date anniversaire de l'AC) et que vous n'aurez pas à repayer cette somme pour nos prochaines conventions sur ces dates.
Cela nous permet surtout d'avoir pour l'avenir un poids certain au niveau des collectivités et administrations. Nous n'avions pas le besoin de fonctionner de la sorte avant, mais cela nous manque cruellement aujourd'hui pour toute les démarches. Nous sommes donc obligés de nous y atteler et là-dessus, nous espérons votre compréhension et votre clairvoyance.
Voilà donc les changements notables pour cette AC. Il y en a que l'on peut voir comme positif et il y en a effectivement des moins drôles. Sachez néanmoins que toute l'équipe organisatrice, qui s’engage bénévolement, fera son possible pour que l’on passe tous un formidable weekend autour de notre passion commune du jeux vidéo et de la rétro informatique !
À bientôt !
L’équipe RGC
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